Ukryty skarb i potencjał oszczędności tkwią w niewykorzystanym oprogramowaniu

Wiele firm stara się obniżyć koszty, ale pomija wartość ukrytą w niewykorzystanych licencjach oprogramowania. Wzrost kosztów chmury i subskrypcji sprawia, że te licencje mogą uwolnić budżet lub zmniejszyć przyszłe wydatki IT. To, co często wydaje się przestarzałe, nadal jest zbywalnym aktywem o realnej wartości finansowej.

Dziś prawie żadna firma nie może obejść się bez konieczności poszukiwania oszczędności, jednocześnie zabezpieczając środki na dalszy rozwój i inwestycje. Niewielu jednak zdaje sobie sprawę z potencjału ukrytego w niewykorzystanych licencjach oprogramowania. Większa świadomość tego potencjału mogłaby przynieść korzyści wielu firmom; jest to jednak złożona kwestia. Dlatego postanowiliśmy przygotować całą serię poświęconą temu tematowi.

W ostatnich latach większość firm znajdowała się pod presją dużych zmian, spowodowanych znaczącymi przesunięciami w łańcuchach dostaw i popytu – czy to z powodu pandemii, konfliktów międzynarodowych, dążeń do zrównoważonego rozwoju, odpowiedzialności środowiskowej i wyższej efektywności, czy też, co nie mniej ważne, rosnących wymagań klientów. Wszystkie te wpływy dodatkowo intensyfikują i przyspieszają już panujące trendy robotyzacji i cyfryzacji, napędzane dążeniem do wdrożenia Przemysłu 4.0.

Żaden z wyżej wymienionych trendów nie może być wdrożony bez wsparcia technologii informacyjno-komunikacyjnych (ICT). Inwestycje w tym segmencie stale rosną, dodatkowo wzmocnione potrzebą zapewnienia ochrony przed zagrożeniami cybernetycznymi.

Jakiś czas temu pewien stopień oszczędności inwestycyjnych przyniósł wzrost zjawiska znanego jako chmura. Z perspektywy dostawców oprogramowania oznaczało to większą pewność powtarzalnych przychodów, ponieważ do czasu pojawienia się tego trendu musieli oni wielokrotnie przekonywać klientów do zakupu nowych wersji, podczas gdy użytkowanie oparte na subskrypcji zapewnia im niemal gwarantowany roczny dochód. Z perspektywy użytkowników, przejście na oprogramowanie jako usługę (SaaS) było – i w wielu przypadkach nadal jest – korzystne. Nie wymaga ono masowych inwestycji początkowych, jest znacznie bardziej przewidywalne z perspektywy księgowej i pozwala na łatwiejsze dostosowanie liczby licencji wraz ze zmianą wielkości firmy, czy to poprzez wzrost, czy redukcję.

Jednakże, częściowo z powodu wzrostu innego zjawiska, które nazywamy sztuczną inteligencją (AI), rosną również koszty budowy centrów danych i związanej z nimi infrastruktury, w tym infrastruktury energetycznej. Równocześnie z tym następuje stopniowy, ale stały wzrost cen usług online. Wiele firm zaczyna zdawać sobie sprawę, że w dłuższej perspektywie usługi chmurowe mogą nie być dla nich opłacalne. Innymi słowy, koszty oprogramowania dostarczanego jako usługa dawno przekroczyły całkowitą inwestycję, która byłaby wymagana dla oprogramowania i sprzętu lokalnego („in-house”), które nadal byłyby wystarczające nawet po wielu latach. Kontynuowanie płatności subskrypcyjnych stanowi zatem dla nich niepotrzebne obciążenie. Ale jak mogą znaleźć wyjście?

Ukryty skarb tkwi w niewykorzystanym oprogramowaniu

Przede wszystkim należy powiedzieć, że ten artykuł – i seria, która nastąpi – nie jest skierowany przeciwko usługom chmurowym. Dla wielu firm lub konkretnych obszarów ich działalności chmura jest doskonałym narzędziem. Niewątpliwie doceniają ją startupy, które dzięki niej mogą znacznie łatwiej i szybciej się rozwijać, a także firmy, które często borykają się z wahaniami rynkowymi i muszą reagować, dostosowując poziom zatrudnienia.

Tę perspektywę omówimy bardziej szczegółowo później, aby ułatwić Państwu orientację. Na razie wystarczy stwierdzić, że dla większości firm korzystny jest tak zwany model hybrydowy – co oznacza, że bardziej odpowiednie jest dla nich posiadanie i zarządzanie niektórymi licencjami, podczas gdy inne są wynajmowane.

W każdym razie, nawet firmy, dla których przejście do chmury wyraźnie się opłaciło – a jest ich wiele – zazwyczaj nie rozwiązały kwestii, co zrobić z ich oryginalnymi licencjami. Podobnie, wiele licencji leży bezczynnie na nieużywanych, zepsutych lub całkowicie wycofanych z użytku komputerach i serwerach. Wiele licencji pozostaje również niewykorzystanych z powodu redukcji zatrudnienia. I szczerze, czy mogą Państwo z całą pewnością powiedzieć, że Państwa firma nie posiada oprogramowania, które nie jest już używane, mimo że jest w pełni funkcjonalne i inna firma mogłaby z łatwością używać go przez wiele lat? Większość firm nie ma pojęcia, jaki procent takich licencji posiadają, jaka wartość jest w nich ukryta, ani nawet gdzie dokładnie ta wartość się znajduje.

Wiele firm szuka sposobów na obniżenie kosztów i zabezpieczenie środków na niezbędne inwestycje, często pomijając potencjał ukryty w ich niewykorzystanych licencjach oprogramowania. Mówimy konkretnie o tak zwanych licencjach wieczystych. Wiele firm zakupiło je jako jednorazową inwestycję w przeszłości, ale dziś już ich nie używa, ponieważ przeszły na modele subskrypcyjne lub rozwiązania chmurowe.

Jakub Šulák, założyciel i CEO Forscope

Według jego szacunków, samo niewykorzystane oprogramowanie w czeskim przemyśle stanowi wartość co najmniej miliardów koron czeskich. Te licencje nadal zachowują swoją wartość i mogą być sprzedane. Zazwyczaj są to aktualne wersje oprogramowania lub co najwyżej jedna lub dwie poprzednie generacje (na przykład Microsoft Office w wersjach 2024, 2021 i 2019). Naturalnie, nie dotyczy to licencji oznaczonych jako OEM (Original Equipment Manufacturer), które są sprzedawane po obniżonej cenie wraz ze sprzętem, są uważane za jego integralną część i dlatego nie podlegają przeniesieniu. Z perspektywy biznesowej, zazwyczaj nie opłaca się również zajmować standardowymi licencjami detalicznymi (FPP – Full Packaged Product), ponieważ nie mogą być one efektywnie zarządzane w większych organizacjach.

Z perspektywy brokerów oprogramowania – firm zdolnych do zakupu niewykorzystanego oprogramowania i oferowania go tam, gdzie nadal może dobrze służyć – główny potencjał ukrytych rezerw finansowych tkwi w produktach głównych dostawców oprogramowania (tzw. Tier 1 lub Level One vendors), takich jak Microsoft, VMware, Oracle, Autodesk czy Adobe, gdzie istnieje silny rynek zarówno kupna, jak i sprzedaży. Z drugiej strony, nie opłaca się im koncentrować na lokalnych lub zbyt wyspecjalizowanych programach, ani na oprogramowaniu wymagającym ciągłych aktualizacji (takim jak systemy księgowe), gdzie starsze wersje szybko tracą na znaczeniu.

Oprogramowanie od lokalnych dostawców lub oprogramowanie z wąsko specyficznymi lokalizacjami jest trudne do sprzedania ze względu na ograniczony rynek docelowy. W rezultacie jest mało prawdopodobne, aby broker był skłonny kupić takie produkty po atrakcyjnej cenie – jeśli w ogóle.

Przezwyciężanie barier: mity i rzeczywistość odsprzedaży oprogramowania

Dlaczego zatem firmy nie sprzedają swojego niewykorzystanego oprogramowania? Istnieją trzy główne powody:

Mit legalności

Najczęstszym obawą jest to, że sprzedaż wtórnego oprogramowania jest nielegalna lub sprzeczna z umowami z głównymi dostawcami. Jest to nieprawda. Europejski Trybunał Sprawiedliwości orzekł lata temu, że odsprzedaż wtórnych licencji jest legalna, a klauzule umowne jej zakazujące są nieważne, ponieważ są sprzeczne z prawem.

Podstawy prawne tej praktyki zostały ustanowione przez Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE) w sprawie UsedSoft przeciwko Oracle (C – 128/11), który potwierdził, że oprogramowanie może być odsprzedawane pod pewnymi warunkami po jego początkowej sprzedaży. Orzeczenie to ma bezpośrednie zastosowanie na całym rynku UE, w tym na rynkach czeskim i słowackim, i zapewnia organizacjom pewność prawną, gdy transakcje są przeprowadzane w sposób przejrzysty i z odpowiednią dokumentacją.

„Nawet Microsoft usunął takie klauzule ze swoich umów. Chociaż mogą one nadal pojawiać się w starszych umowach (8–10 lat), nie są prawnie egzekwowalne” – dodaje Jakub Šulák w odniesieniu do tego uporczywego mitu. Firmy często zachowują te przestarzałe informacje, co uniemożliwia im wykorzystanie potencjału ich ważnych licencji.

Chaos licencyjny

Jak wspomniano powyżej, wiele firm boryka się również z brakiem przejrzystości w zakresie własnych licencji. Nie wiedzą, które licencje faktycznie używają, które są zbędne, a które są nadużywane.

„Ten 'bałagan' nie tylko stanowi ryzyko kar podczas audytu, ale także uniemożliwia identyfikację zbędnego oprogramowania z potencjałem sprzedaży” – ostrzega CEO Forscope. A przecież dostępne są specjalistyczne narzędzia do zarządzania zasobami oprogramowania.

Strach przed złożonością procesu

Sprzedaż oprogramowania może wydawać się skomplikowanym i wymagającym procesem. W rzeczywistości, jeśli firma ma przynajmniej częściowy przegląd, większość pracy jest wykonywana przez wyspecjalizowanego brokera. Šulák zapewnia:

Można to porównać do handlu akcjami – nikt nie handluje bezpośrednio, ale za pośrednictwem brokera lub giełdy, aby uprościć cały proces. Broker dokładnie informuje stronę sprzedającą, jakie dokumenty są potrzebne i przeprowadza szczegółową analizę prawną, często na trzech poziomach, aby zapewnić 100% legalność i poprawność dostarczonych licencji,

Praktyczne aspekty sprzedaży i zakupu oprogramowania

Innym powodem, dla którego firmy nie sprzedają „używanego” oprogramowania, jest to, że nadal używają części swoich licencji i nie zdają sobie sprawy, że możliwe jest sprzedanie tylko części zestawu licencji. Opcja ta jest również wspierana przez orzeczenia Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości.

Firmy rozważające zakup oprogramowania „z drugiej ręki” obawiają się natomiast często zakupu z wielu źródeł lub tego, że broker może sprzedać im oprogramowanie złożone z licencji pochodzących z różnych źródeł. Zapytaliśmy o to również pana Šuláka. Jego odpowiedź brzmiała następująco:

Tak, jeśli kupujący potrzebuje dużej liczby licencji (np. 2000), mogą one pochodzić z dwóch lub trzech różnych źródeł. Nie stanowi to jednak komplikacji dla kupującego. Broker zapewnia, że wszystkie informacje i licencje są dostępne w jednym portalu. Zawsze istnieje tylko jeden plik instalacyjny (ponieważ oprogramowanie jest takie samo), a jeśli chodzi o klucze licencji zbiorczych, sam Microsoft pozwala na użycie jednego klucza dla wszystkich licencji, nawet jeśli pochodzą one z wielu umów. Kupujący otrzymuje dokumentację prawną potwierdzającą legalność ze wszystkich źródeł, ale nie komplikuje to zarządzania IT – w przypadku audytu po prostu przedstawia wiele zestawów dokumentów.

Jak widać, zarówno sprzedaż, jak i zakup wtórnego oprogramowania kryją w sobie znaczny potencjał. Wiele firm ma miliony przechowywane w niewykorzystanych licencjach, podczas gdy inne mogłyby zaoszczędzić miliony, kupując je. Ponieważ użyliśmy już tak wielu modnych terminów do opisania obecnych trendów, trudno nie nazwać opisanego tutaj procesu recyklingiem oprogramowania.

Czy po przeczytaniu tego artykułu mają Państwo pytania? Czy zastanawiają się Państwo, czy lepiej jest korzystać z oprogramowania jako usługi, czy posiadać licencje? Czy twierdzenia pana Šuláka są naprawdę słuszne, czy też gdzieś tkwi haczyk? Co mówią prawnicy? A co z dostawcami oprogramowania, którzy niewątpliwie tracą część swoich przychodów, gdy niewykorzystane licencje wracają do obiegu? A co z bezpieczeństwem?

Na wszystkie te pytania – i wiele innych, takich jak to, czy możliwość bezpiecznego korzystania ze starzejącego się systemu Windows 10 naprawdę dobiega końca i czy nie ma alternatywy poza migracją do nowej wersji – odpowiedzi znajdą Państwo w poszczególnych częściach kolejnej serii. Będzie ona dostępna w Technickim Tygodniku przynajmniej przez cały ten rok.