Oprogramowanie jako koszt strategiczny: dlaczego firmy zarządzają IT gorzej niż energią czy maszynami

Ten skrócony wywiad koncentruje się na rzeczywistości audytów licencji, mitach otaczających rynek wtórny, relacjach z dostawcami oprogramowania oraz na tym, dlaczego oprogramowanie należy do strategicznych decyzji biznesowych, a nie tylko do działu IT.

W tym odcinku podcastu „Vše o průmyslu” („Wszystko o przemyśle”) Lukáš Smelík rozmawia z Jakubem Šulákiem, CEO Forscope. Zanurz się w dyskusji na temat obszaru, który fundamentalnie wpływa na koszty, ryzyka i elastyczność korporacyjną – a jednak często pozostaje poza zasięgiem uwagi wyższego kierownictwa.

Co powinniśmy sobie wyobrazić pod pojęciem „rynek wtórny” i jak trafiłeś do tej branży?

Jak każdy inny rynek, rynek oprogramowania ma sekcję pierwotną – podobną do rynku nowych samochodów czy mieszkań – oraz sekcję wtórną, gdzie ludzie lub firmy sprzedają sobie nawzajem. W przypadku oprogramowania było to długo zaniedbywane, utrudniane przez warunki prawne i licencyjne producentów.

Około dwadzieścia lat temu wśród studentów uniwersytetów w Wielkiej Brytanii zaczęła kiełkować myśl: skoro mogę odsprzedać samochód czy dom, dlaczego nie oprogramowanie? W londyńskiej siedzibie Microsoftu sporządzono listę firm z największymi kontraktami i przekazano ją studentom do projektu badawczego. Zaczęli odwiedzać duże firmy, skupując ich zbędne oprogramowanie i odsprzedając je.

W 2012 roku w Niemczech ustanowiono pierwszy precedens prawny, a Europejski Trybunał Sprawiedliwości orzekł później, że producenci nie mogą ograniczać odsprzedaży oprogramowania. Oprogramowanie jest unikalne, ponieważ jest niematerialne – używany samochód ma inne cechy techniczne niż nowy, ale oprogramowanie to ta sama kopia bit po bicie; działa identycznie. Dlatego rozróżnianie między „nowym” a „używanym” oprogramowaniem jest nonsensem, podobnie jak zastanawianie się, czy masz „nową” czy „używaną” akcję. W Forscope używamy terminu „rynek pierwotny” dla zakupu bezpośrednio od producenta i „rynek wtórny” dla sprzedaży między firmami, aby zapewnić przejrzystość.

Nasz podcast koncentruje się na przemyśle, gdzie firmy muszą się cyfryzować. Jakie rozwiązania są najbardziej poszukiwane? Czy to ogólne oprogramowanie, czy narzędzia specyficzne dla produkcji?

Rynek wtórny wymaga zgodności między podażą a popytem. Rynek musi być duży; dlatego specjalistyczne oprogramowanie przemysłowe zazwyczaj nie jest tu przedmiotem handlu, ponieważ wymaga specyficznej obsługi. Mówimy o warstwie biznesowej i infrastrukturze serwerowej. Zazwyczaj dotyczy to dostawców takich jak Microsoft, Oracle czy Autodesk. W firmach przemysłowych oprogramowanie może stanowić do 70% całkowitych kosztów IT, co czyni go dominującym obszarem, w którym możemy zapewnić znaczącą pomoc.

Często rozmawiamy o monitorowaniu zużycia energii w maszynach. Czy firmy mogą monitorować swoje oprogramowanie w ten sam sposób?

Dokładnie. Dlatego opracowaliśmy OneSML. Pozwala on firmom wprowadzić wszystkie licencje i monitorować, które są używane, które są nieaktywne oraz jak je zoptymalizować. Używam analogii „rodzinnego Spotify”: mama, tata i dwójka dzieci mają subskrypcje, ale nikt tak naprawdę nie wie, ile jest aktywnych. W dużych korporacjach z wieloma oddziałami subskrypcje często się gubią. To 15–20 euro na użytkownika miesięcznie, ale niedawno pracowaliśmy z firmą, gdzie suma ta wynosiła 400 000 euro rocznie tylko w „stratach”, które można było ograniczyć.

Czy możesz pomóc firmom przekształcić oprogramowanie z kosztu operacyjnego (OPEX) w aktywo?

Tak. Istnieją dwa modele biznesowe. Po pierwsze, oprogramowanie wieczyste – stałe licencje, które są Twoją własnością. To są aktywa. Jeśli migrujesz do chmury lub uaktualniasz systemy, działamy jako broker i kupujemy od Ciebie te zbędne licencje, monetyzując to, co w przeciwnym razie zostałoby wyrzucone.

Drugi to licencjonowanie subskrypcyjne. To jest usługa, a nie aktywo – jak samochód do wynajęcia. Nie możesz go sprzedać, ale możemy pomóc zebrać wszystkie subskrypcje w jednym miejscu i zoptymalizować koszty. Ogólnie rzecz biorąc, przedsiębiorstwa przemysłowe mogą osiągnąć do 30% oszczędności dzięki tym projektom.

Jakie są najczęstsze mity lub ryzyka?

Największym problemem jest powszechność nielegalnych ofert. Jest wielu sprzedawców obiecujących „nowe licencje”, które są tylko podrobionymi dokumentami. Częstą pułapką jest sprzedaż klucza produktu zamiast licencji. To tak, jakby ktoś sprzedał Ci klucz do mieszkania, ale nie akt własności samego mieszkania. Klucz jest bezwartościowy bez prawnego prawa do zajmowania nieruchomości.

Jeśli chodzi o bezpieczeństwo, nie ma technicznej różnicy między licencjami pierwotnymi a wtórnymi – chodzi o prawo do użytkowania. Musisz jednak uważać, skąd pobierasz pliki instalacyjne. Zawsze zalecamy pobieranie od producenta. Jeśli korzystasz z dystrybutora, sprawdź jego certyfikaty bezpieczeństwa (ISO itp.), aby upewnić się, że oprogramowanie nie zostało naruszone.

Ponadto, nie zapominaj, że jeśli używasz nielegalnego oprogramowania, odpowiedzialność cywilna i karna spoczywa na użytkowniku (firmie), a nie na sprzedawcy.

Kiedy rynek wtórny ma największy sens?

Zazwyczaj zaczyna się to opłacać firmom zatrudniającym ponad 100 pracowników. Chcemy, aby klienci zwracali się do nas, gdy tylko poczują potrzebę zmian w swoim IT. Producenci oprogramowania kierują się zyskiem, a sprzedawcy często są zachęcani do promowania najbardziej dochodowych (często najdroższych) opcji. Jesteśmy niezależni; nie przyjmujemy prowizji od producentów takich jak Microsoft. Pozwala nam to znajdować ukryte ścieżki i luki w modelach licencjonowania, które oszczędzają pieniądze, jednocześnie spełniając wszystkie wymagania techniczne.

Jak działa audyt? Czy współpracujesz z IT czy z działem finansowym?

Zaczynamy od umowy NDA, a następnie uzyskujemy dostęp do portali producentów lub wewnętrznych systemów. Nasi specjaliści przeprowadzają audyt, mając na celu wymaganie od działu IT klienta jedynie około jednej godziny pracy na cały projekt.

Czy istnieją specyficzne rozwiązania dla firm produkcyjnych?

W przemyśle często obserwujemy rozdrobnione podejmowanie decyzji, gdzie lokalny oddział jest zmuszany do drogich globalnych rozwiązań przez zagraniczną „firmę matkę” (często z USA, gdzie rynek wtórny nie jest tak dobrze znany). Pomagamy lokalnym oddziałom argumentować za bardziej ekonomicznie korzystnymi rozwiązaniami krajowymi.

Co z przejściem do chmury?

Chmura to dla nas ogromna szansa, ponieważ tworzy zbędne licencje, gdy firmy migrują. Jednak obserwujemy efekt „odbicia”. Jedna duża firma energetyczna migrowała do chmury i zauważyła, że jej koszty wzrosły z 40 milionów do 120 milionów euro rocznie. Od tego czasu wstrzymali dalsze migracje, dopóki nie zbudują prywatnej chmury. Chmura jest świetna dla skalowalności, ale dla stabilnych systemów nie zawsze jest najbardziej efektywna. To samo obserwujemy obecnie z AI – firmy spieszą się z subskrypcjami Copilot bez jasnej propozycji wartości. Te fale w końcu ustępują.

Kto jest idealnym partnerem do negocjacji w firmie?

Dążymy do całego „trójnogu”: Finanse, IT i Dział Prawny. Działamy jako pomost, ponieważ te działy często mówią różnymi językami. Zazwyczaj zaczynamy od IT, ponieważ mają dane, ale motywacja pochodzi od Działu Finansowego, ponieważ mówimy o pieniądzach. Jednak w sektorze prywatnym menedżerowie IT również są zmotywowani do oszczędzania, aby móc reinwestować te środki w takie obszary jak cyberbezpieczeństwo (NIS2) czy cyfryzacja.

Jak wygląda „zdrowe” podejście do zarządzania oprogramowaniem?

Powinni mieć jedno miejsce, w którym mogą sprawdzić, co posiadają lub za co płacą – subskrypcje lub rozwiązania wieczyste, oraz czego używają. To pierwszy krok. Następnie, raz w miesiącu, ktoś analizuje te dane i wyciąga z nich wnioski. Na przykład: anuluj te subskrypcje, ponieważ nikt ich nie używa. Te dwa kroki powinny działać dla firmy – jeśli nie, warto do nas zadzwonić. Możemy pomóc w obu kwestiach – zebrać koszty oprogramowania posiadanego przez firmę i ustalić procesy, aby to działało. Rezultatem jest zazwyczaj możliwość zaoszczędzenia około 30% kosztów, które IT lub cała firma może następnie reinwestować, cyfryzować itp.

Jakie jest największe błędne przekonanie wśród kierownictwa?

Największym błędem jest myślenie, że „ktoś inny” się tym zajmuje. IT myśli, że Finanse pilnują budżetu; Finanse myślą, że IT zarządza licencjami. Ta niejasna odpowiedzialność i brak czasu prowadzą do tego, że oprogramowanie jest zarządzane znacznie gorzej niż inne strategiczne aktywa, takie jak energia czy maszyny.

Chcesz obejrzeć oryginalny, pełny podcast? Możesz go obejrzeć tutaj w języku czeskim:
Software jako strategický náklad. A proč ho firmy řídí hůř než energii nebo stroje