Ciesz się luksusem oprogramowania na zamówienie. Może ono zaoszczędzić znaczną sumę pieniędzy

Czy Twoja subskrypcja SaaS kosztuje więcej niż powinna? Dowiedz się, jak oprogramowanie niestandardowe oparte na sztucznej inteligencji może obniżyć koszty IT, wyeliminować niepotrzebne funkcje i zapewnić Twojej firmie pełną kontrolę.

Wiele firm regularnie płaci dziś za kompleksowe platformy SaaS do zarządzania relacjami z klientami, HR, księgowością, logistyką, operacjami wewnętrznymi i wieloma innymi codziennymi procesami biznesowymi. Często nie zdają sobie sprawy, że usługi te mogłyby być precyzyjnie dostosowane do ich własnych potrzeb – i to za ułamek kosztów standaryzowanych rozwiązań, za które obecnie płacą.

Czegokolwiek firmy potrzebują dziś do wykonania za pomocą komputerów i oprogramowania, zazwyczaj dostępny jest szeroki wachlarz narzędzi – od prostych aplikacji po złożone ekosystemy IT. Wśród najpopularniejszych i szeroko przyjętych rozwiązań znajduje się SaaS (Software as a Service), model, w którym firmy płacą stałą subskrypcję za określoną usługę, zazwyczaj dostarczaną za pośrednictwem środowiska online.

Początkowo narzędzia SaaS są bardzo atrakcyjne, ponieważ odpowiadają na typowe potrzeby biznesowe. Z czasem jednak często ujawniają się ich ograniczenia. Największym problemem nie jest sama opłata abonamentowa, ale rosnąca przepaść między tym, za co firmy płacą, a tym, z czego faktycznie korzystają.

Jest to powszechny wzorzec w wielu organizacjach. Firma przyjmuje rozwiązanie SaaS, ponieważ wkrótce odkrywa jednak, że płaci za cały pakiet funkcji, modułów i ról użytkowników, z których jej pracownicy korzystają tylko sporadycznie lub wcale.

Pomimo znacznych kosztów subskrypcji, wiele ważnych działań nadal odbywa się poza systemem. Dane są nadal przechowywane w Excelu, zatwierdzenia są obsługiwane przez e-mail, raporty są kompilowane ręcznie, a krytyczne procesy biznesowe zależą od pracowników pracujących wokół aplikacji, a nie za jej pośrednictwem.

W rzeczywistości większość organizacji nie polega tylko na jednej lub dwóch aplikacjach SaaS – często używają ich dziesiątek. Nie zawsze są to strategiczne platformy korporacyjne, takie jak ERP czy duże systemy CRM, ale raczej mniejsze narzędzia do zatwierdzeń, zarządzania aktywami, rezerwacji sal, raportowania, ewidencji szkoleń czy wewnętrznych przepływów pracy. To właśnie tutaj przepaść między kosztami subskrypcji a rzeczywistą wartością biznesową jest często największa. Firmy płacą za te usługi co miesiąc, podczas gdy pracownicy korzystają tylko z niewielkiej części oferowanych funkcji.

W tym momencie kluczowe pytanie nie brzmi już, czy można wynegocjować lepszą cenę przy odnowieniu subskrypcji. Ważniejszą kwestią jest to, czy nadal ma sens dalsze płacenie za system, który jest szeroki, drogi, a jednocześnie nie odzwierciedla w pełni sposobu, w jaki firma faktycznie działa.

Jednym ze sposobów na uwolnienie się od tej zależności i korzystanie tylko z funkcjonalności, której firma naprawdę potrzebuje, jest inwestycja w rozwiązanie budowane na zamówienie. Rozwój sztucznej inteligencji stworzył okazję do ponownego rozważenia, czy bardziej sensowne jest dalsze wynajmowanie coraz bardziej złożonej platformy SaaS, czy inwestowanie w aplikację zaprojektowaną specjalnie pod kątem własnych wymagań firmy. Podczas gdy oprogramowanie na zamówienie kiedyś wiązało się ze znacznie wyższymi kosztami, sztuczna inteligencja fundamentalnie zmieniła to równanie.

Dzięki partnerstwu z Shockworks, Forscope dostarcza teraz niestandardowe rozwiązania oprogramowania za ułamek kosztów porównywalnych produktów SaaS. Rozwój jest przyspieszany przez sztuczną inteligencję, pozostając pod ścisłym nadzorem doświadczonych specjalistów IT, którzy zapewniają bezpieczeństwo i integralność danych. W rezultacie rozwój oprogramowania na zamówienie stał się niezwykle szybki i opłacalny. Równie ważne jest to, że klient jest właścicielem licencji, zamiast musieć odnawiać subskrypcje w nieskończoność. Nawet po uwzględnieniu kosztów rozwoju i bieżącej konserwacji, firmy zazwyczaj zmniejszają swoje całkowite wydatki na oprogramowanie o 70–80% w okresie od trzech do pięciu lat.

Kiedy niestandardowe rozwiązanie ma sens?

Najodpowiedniejszy moment na zadanie pytania, czy dalsze korzystanie z danego rozwiązania SaaS ma jeszcze strategiczny sens, to moment odnowienia subskrypcji. Kilka sygnałów ostrzegawczych może wskazywać, że oprogramowanie nie dostarcza już wartości, której oczekuje Twoja organizacja:

– Twoja firma wydaje tysiące euro rocznie na narzędzie, z którego faktycznie korzysta tylko garstka pracowników.

– Twoja organizacja wykorzystuje mniej niż połowę dostępnych funkcji.

– Często mówisz: „Gdyby tylko pozwalało nam dodać tę jedną funkcję…”

– Części procesu są nadal zarządzane poza aplikacją.

– Płacisz dodatkową opłatę za każdego nowego użytkownika.

Jak budowane jest oprogramowanie na zamówienie

Nic z tego nie oznacza, że każde rozwiązanie SaaS jest złym wyborem lub powinno zostać zastąpione. Niewiele jest wartości w zastępowaniu oprogramowania, które jest opłacalne, w pełni wykorzystywane i nadal spełnia potrzeby organizacji.

Podobnie, zazwyczaj niewiele sensu ma zastępowanie dużych platform, takich jak Microsoft 365, Salesforce, SAP lub innych ekosystemów korporacyjnych, które oferują setki funkcji i wymagają ciągłego, długoterminowego rozwoju.

Prawdziwe pytanie zatem nie brzmi, czy zastąpić SaaS jako koncepcję, ale czy

Dane rozwiązanie nadal dostarcza wystarczającą wartość, aby uzasadnić jego koszt.

Przy projektowaniu rozwiązania na zamówienie celem nie jest budowanie zupełnie nowego systemu od podstaw ani tworzenie kolejnej uniwersalnej platformy. Zamiast tego, istniejące narzędzie jest dzielone na trzy proste kategorie:

– Co jest niezbędne i musi zostać zachowane?

– Co jest niepotrzebne i można usunąć bez wpływu na biznes?

– Czego brakuje i co należy dodać?

To podejście „Zachowaj – Usuń – Dodaj” jest szczególnie skuteczne, ponieważ opiera się na oprogramowaniu, które pracownicy już znają i używają. Podstawowa funkcjonalność i znane przepływy pracy pozostają na miejscu, niepotrzebne funkcje znikają, a procesy, które pracownicy wcześniej obsługiwali poza systemem, stają się w pełni zintegrowane.

Rezultatem nie jest mniejsza wersja platformy korporacyjnej, ale oprogramowanie zbudowane wokół własnych procesów organizacji, zamiast wymagać od pracowników dostosowywania się do predefiniowanych przepływów pracy.

W praktyce organizacje rzadko zastępują główne systemy korporacyjne. Zamiast tego najczęściej zastępują mniejsze aplikacje wewnętrzne, takie jak systemy zatwierdzania dokumentów, narzędzia do zarządzania aktywami, systemy rezerwacji sal konferencyjnych lub pojazdów, formularze help desk, wewnętrzne aplikacje CRM dla zespołów sprzedaży, pulpity projektów, narzędzia do raportowania, systemy zarządzania szkoleniami, proste aplikacje HR lub portale klientów. To właśnie w tych obszarach przepaść między kosztami subskrypcji SaaS a rzeczywistą wartością biznesową jest często największa.

Prawdziwy koszt mierzy się w czasie

Najczęstszym argumentem przeciwko oprogramowaniu na zamówienie zawsze było założenie, że opracowanie aplikacji na zamówienie jest zaporowo drogie. W rzeczywistości firmy często porównują dwie zasadniczo różne inwestycje: jednorazowy koszt opracowania niestandardowej aplikacji w porównaniu z roczną subskrypcją rozwiązania SaaS.

Opłaty abonamentowe to tylko część całkowitego kosztu, organizacje muszą również wziąć pod uwagę dodatkowe koszty, które często są pomijane przy ocenie rozwiązań SaaS. Obejmują one licencje dla nowych pracowników, integracje, szkolenia, czas poświęcony na omijanie ograniczeń systemu oraz dodatkową pracę, którą platforma SaaS po cichu przenosi na użytkowników. Dlatego samo porównywanie opłat abonamentowych może być mylące. Prawdziwe porównanie powinno zawsze opierać się na całkowitych kosztach operacyjnych w czasie.

Prawdziwe oszczędności stają się widoczne dopiero przy porównaniu całkowitego kosztu posiadania (TCO) w okresie pięciu lat.

Jeden projekt Forscope dobrze to ilustruje. Klient płacił 60 000 EUR rocznie za rozwiązanie SaaS. Za mniej więcej tę samą kwotę Forscope opracował aplikację na zamówienie jako jednorazową inwestycję. Bieżąca eksploatacja i konserwacja wyniosły następnie tylko jedną piątą pierwotnego rocznego kosztu subskrypcji. W ciągu pięciu lat rozwiązanie SaaS kosztowałoby klienta 300 000 EUR, podczas gdy rozwiązanie zbudowane na zamówienie kosztowało łącznie tylko 130 000 EUR.

Inny przykład pochodzi od średniej wielkości firmy korzystającej z aplikacji SaaS do zarządzania wewnętrznymi zapytaniami. Roczny koszt subskrypcji wynosił około 18 000 EUR, mimo że pracownicy korzystali tylko z około jednej trzeciej dostępnych funkcji. Przepływy pracy związane z zatwierdzaniem nadal opierały się na poczcie elektronicznej, a raportowanie było przygotowywane ręcznie w Excelu.

Analiza wykazała, że organizacja wymagała jedynie ograniczonego zestawu funkcji: kilku formularzy, przepływu pracy zatwierdzania, przeglądu zadań i podstawowego raportowania. Rozwiązaniem była niestandardowa aplikacja internetowa zaprojektowana specjalnie pod kątem tych wymagań.

W rezultacie wyeliminowano powtarzające się opłaty licencyjne, pracownicy nie musieli już przenosić danych między wieloma systemami, a firma zyskała oprogramowanie, które mogło ewoluować zgodnie z jej własnymi potrzebami biznesowymi. Wyeliminowano również powtarzające się pytanie, którzy pracownicy faktycznie potrzebują dostępu i czy warto płacić za dodatkowe licencje użytkowników. Ponieważ licencja stała się własnością firmy, dostęp mógł być zapewniony każdemu bez ponoszenia dodatkowych kosztów subskrypcji.

Szybki rozwój bez typowych obaw

Innym powodem, dla którego firmy tradycyjnie unikały oprogramowania na zamówienie, było przekonanie, że projekty rozwojowe trwają zbyt długo i wiążą się ze znacznym ryzykiem.

Zastąpienie istniejącej aplikacji SaaS jest jednak zasadniczo inne.

Rozwój nie zaczyna się od zera. Obecny system już ujawnia podstawowe procesy biznesowe, role użytkowników, pulpity nawigacyjne i struktury danych. Równie ważne jest to, że pokazuje, czego pracownicy faktycznie używają, co ignorują i jakich dodatkowych funkcji potrzebują, ale obecnie ich brakuje.

Dzięki rozwojowi wspomaganemu przez sztuczną inteligencję, wzrost prędkości można porównać do zastąpienia piły ręcznej piłą łańcuchową.

Zgodnie z doświadczeniem Forscope i Shockworks, po prawidłowym zmapowaniu wymagań biznesowych, w pełni funkcjonalne rozwiązanie na zamówienie może być często dostarczone w ciągu trzech miesięcy.

W rezultacie wybór rozwiązania niestandardowego nie musi już być postrzegany jako wieloletni program transformacji cyfrowej. W wielu przypadkach jest to po prostu pragmatyczne zastąpienie jednej zbyt dużej aplikacji inną, mniejszą, bardziej skoncentrowaną i lepiej dopasowaną do rzeczywistych potrzeb organizacji.

Czym jest model SaaS?

Model subskrypcyjny (Software as a Service, czyli SaaS) stał się popularny z prostego powodu: firmy nie musiały ponosić dużych początkowych inwestycji, oprogramowanie mogło być szybko wdrożone, a dostawca był odpowiedzialny za aktualizacje i bieżącą eksploatację. W rezultacie SaaS szybko stał się preferowanym sposobem wspierania niezliczonych procesów biznesowych, od CRM i HR po raportowanie i przepływy pracy związane z zatwierdzaniem.

Jednak to, co początkowo wydaje się prostym i efektywnym modelem operacyjnym, często po kilku latach zamienia się w wydatek, którym nikt aktywnie nie zarządza. Koszty rosną z każdym dodatkowym użytkownikiem, każdym dodatkowym modułem, każdym wyższym poziomem subskrypcji i każdym odnowieniem umowy. Jednak te wzrosty rzadko przyciągają wiele uwagi, ponieważ nie są one pojedynczą dużą inwestycją, ale raczej powtarzającymi się płatnościami, które stopniowo stają się częścią rutynowych wydatków firmy.