Gigant rolniczy obniża koszty oprogramowania o 40% w ramach cyfrowej transformacji w sześciu krajach

Efekt Forscope
 

Wywiad z Ivanem Hašką, Dyrektorem IT Grupy AGRO CS

1. Jakie były Państwa największe obawy przed pierwszym zakupem używanych licencji oprogramowania i jak się one sprawdziły?

„Naszą główną obawą były aspekty prawne, licencyjne i audytowe. Nigdy nie chodziło tylko o cenę. Chcieliśmy mieć pewność, że posiadamy prawidłową dokumentację potwierdzającą pochodzenie licencji, jej transfer, zakres praw użytkowania oraz że nie napotkamy żadnych problemów podczas przyszłego audytu licencyjnego. Nasza druga obawa miała charakter praktyczny. Musieliśmy wiedzieć, czy licencje będą działać płynnie w naszym środowisku, czy będą pasować do naszego planowanego wdrożenia i czy otrzymamy wystarczającą dokumentację do naszych wewnętrznych rejestrów licencji. Ostatecznie żadna z tych obaw się nie sprawdziła. Pomyślnie wdrożyliśmy licencje, zarejestrowaliśmy je w naszym systemie zarządzania licencjami i nie mieliśmy żadnych problemów ani z punktu widzenia operacyjnego, ani wewnętrznej zgodności. Dla nas kluczowe było to, że nie traktowaliśmy zakupu po prostu jako tańszej opcji, ale jako standardowe nabycie licencji oprogramowania, które musiało być odpowiednio udokumentowane i w pełni obronne. Dzięki używanym licencjom udało nam się licencjonować całą firmę w naszej grupie w Rumunii. Zajęliśmy się również licencjonowaniem dla całego holdingu w zakresie licencji CAL i RDS CAL. Dostarczyliśmy licencje Office, które musiały działać na serwerach usług pulpitu zdalnego, zachowując kontrolę nad aktualizacjami, oraz licencjonowaliśmy SQL Server. W przypadku SQL Server, to podejście pozwoliło nam nawet uzyskać wyższą edycję, niż byłoby to finansowo uzasadnione, gdybyśmy kupowali nowe licencje.”

2. Jak zareagował Państwa dział prawny lub dział zgodności?

„Nie posiadamy oddzielnego działu zgodności, więc nasz zespół IT i zarząd zarządzali tą kwestią wewnętrznie, koncentrując się na licencjonowaniu i zarządzaniu. Nasze główne wymaganie było proste. Musieliśmy dokładnie pokazać, co kupiliśmy, od kogo, na jakich warunkach i jakie prawa licencyjne posiadaliśmy. Kluczowe były dokumenty umowne i licencyjne, dowód transferu licencji oraz jasne zapisy w naszym wewnętrznym systemie zarządzania licencjami. Po dostarczeniu tych dokumentów nie było większych obaw wewnętrznych. Traktowaliśmy to jak zwykły zakup licencji oprogramowania, kładąc większy nacisk na weryfikację dokumentów i prawidłowe prowadzenie rejestrów.”

3. Jaki był ogólny wpływ finansowy i czy poleciłby Pan to podejście innym firmom?

„Wynik finansowy był zdecydowanie pozytywny. Zaoszczędziliśmy znaczną kwotę w porównaniu do zakupu nowych licencji, nie rezygnując z zgodności prawnej, dokumentacji ani użyteczności operacyjnej. W niektórych sytuacjach to podejście pozwoliło nam nawet uzyskać wyższą edycję oprogramowania, niż prawdopodobnie wybralibyśmy, gdybyśmy kupowali nowe licencje. W samym projekcie licencjonowania SQL Server różnica w stosunku do zakupu nowych licencji zaowocowała oszczędnościami w wysokości ponad 500 000 CZK. Poleciłbym to podejście innym firmom, choć nie jako uniwersalne rozwiązanie dla każdego zakupu oprogramowania. Działa najlepiej, gdy organizacja jasno rozumie swoje potrzeby licencyjne, utrzymuje dobrze zarządzany wewnętrzny inwentarz licencji i współpracuje z dostawcą, który może zapewnić kompletne, przejrzyste i dobrze udokumentowane zapisy licencyjne. Moim zdaniem, istotne jest, aby patrzeć poza cenę zakupu i brać pod uwagę również gotowość do audytu. Kiedy licencje są odpowiednio udokumentowane i prawidłowo zarejestrowane wewnętrznie, zakup używanych licencji oprogramowania może być sprytnym sposobem na optymalizację kosztów bez dodawania niepotrzebnego ryzyka.”